FI-CA und Hauptbuch stimmen nicht überein: Ursachen und Klärweg

Für eine Differenz zwischen Vertragskontokorrent (FI-CA) und Hauptbuch nennt die SAP-Dokumentation vor allem diese Ursachen: Ein Abstimmschlüssel ist noch offen oder nur teilweise übergeleitet, die Buchungsperiode im Hauptbuch war bei der Überleitung geschlossen, die Überleitung ist abgebrochen, oder jemand hat von Hand auf ein Abstimmkonto gebucht. Klären Sie das in fester Reihenfolge: zuerst innerhalb von FI-CA, dann Summensätze gegen Hauptbuchbelege, zuletzt offene Posten gegen Kontensalden.

So bucht das Vertragskontokorrent ins Hauptbuch

FI-CA ist ein Nebenbuch. Es übernimmt Buchungsdaten aus vorgelagerten Systemen und schreibt die Belege nicht einzeln ins Hauptbuch, sondern leitet Summensätze über. Laut SAP aktualisieren Buchungen in FI-CA die Verkehrszahlen im Hauptbuch nicht synchron. Um die Leistung zu verbessern und die Belegmenge im Hauptbuch zu begrenzen, sollen Sie in regelmäßigen Abständen eine Zusammenfassung der Buchungen überleiten.

Der Ablauf besteht aus vier Bausteinen:

• Abstimmschlüssel: Jede Buchung in FI-CA trägt einen Abstimmschlüssel. Er gruppiert die Belege; je Schlüssel werden die Buchungssummen geführt. Automatisch erzeugte Schlüssel, etwa aus Massenläufen, werden am Ende des Prozesses automatisch geschlossen. Bei manuellen Buchungen schließen Sie den Schlüssel selbst.
• Summensätze: Sie werden getrennt nach Buchungskreis, Geschäftsbereich, Sachkonto, Währung, Buchungsdatum, Belegdatum und weiteren Kontierungen geführt und liegen in den Tabellen DFKKSUM*.
• Schließen: Erst ein geschlossener Abstimmschlüssel lässt sich überleiten. Danach sind unter ihm keine Buchungen mehr möglich. Das Sammelschließen läuft über die Transaktion FPG4.
• Überleitung: Aus den Summensätzen entstehen Hauptbuchbelege, deren Referenztransaktion FKKSU lautet. Transaktion FPG1 beziehungsweise der Bericht RFKKGL00 führen die Überleitung aus. Je Buchungsdatum entsteht ein eigener Beleg; bei mehr als 980 Positionen wird der Beleg geteilt.

SAP empfiehlt, alle Abstimmschlüssel täglich zu schließen und die Überleitung regelmäßig, vorzugsweise täglich, spätestens aber zum Periodenabschluss auszuführen. Statistische Belegpositionen werden nicht übergeleitet, weil sie das Hauptbuch nicht betreffen. Dass sie im Hauptbuch fehlen, ist daher gewollt und aus unserer Sicht kein Fehlerbild.

Warum Nebenbuch und Hauptbuch auseinanderlaufen

Aus der SAP-Dokumentation lassen sich folgende Ursachen belegen. Die Seiten des SAP Help Portal gehören zu einer älteren Fassung der FI-CA-Dokumentation (3.6); die Abläufe decken sich mit dem aktuellen SAP-Lernmaterial zu S/4HANA. Die Spalte „Zuständig“ ist unsere Einschätzung, keine SAP-Aussage.

Ursache	Woran man sie erkennt	Zuständig
Abstimmschlüssel noch offen, etwa weil offene Klärfälle in Zahlungslosen den Schlüssel halten	Status des Schlüssels in der Anzeige „Abstimmschlüssel“; die Abstimmung mit RFKKOP10 weist den Saldo noch nicht übergeleiteter Schlüssel getrennt aus	Betrieb Vertragskontokorrent
Schlüssel geschlossen, aber nur teilweise oder gar nicht übergeleitet, auch bei Buchungsdaten in der Zukunft	Bericht RFKKABS5 listet solche Schlüssel; der Überleitungsstatus steht im Verwaltungssatz	Betrieb Vertragskontokorrent
Buchungsperiode im Hauptbuch geschlossen, Überleitung nur mit abweichendem Buchungsdatum möglich	Pflege der alternativen Buchungsdaten in Tabelle TFK001Z; der Bericht zur Überleitung in alternative Buchungsperioden zeigt die Summensätze mit abweichender Periode	Hauptbuch und Periodenabschluss
Überleitung abgebrochen, Hauptbuchbeleg fehlt oder ist unvollständig	RFKKGL20 vergleicht Summensätze mit den Hauptbuchbelegen und markiert Abweichungen mit roter Ampel	Betrieb, bei Korrektur mit SAP-Rücksprache
Summensatz weicht von den FI-CA-Belegen ab	RFKKABS1 prüft, ob die Summensätze den zugehörigen Belegen entsprechen und ob der Saldo der Belege null ist	Betrieb, bei Korrektur mit SAP-Rücksprache
Manuelle Buchung auf ein Abstimmkonto des Vertragskontokorrents	Stichtagsliste der offenen Posten und Kontensaldo weichen ab; SAP schließt diese Art der Abstimmung bei manuell bebuchten Abstimmkonten ausdrücklich aus	Rechnungswesen

Zur letzten Zeile: SAP schreibt, dass die Abstimmung per Stichtagsliste der offenen Posten nur gilt, wenn auf die Abstimmkonten von FI-CA nicht manuell gebucht wird. Eine Handbuchung im Hauptbuch hat im Nebenbuch kein Gegenstück und bleibt als Differenz stehen. Das ist unsere Schlussfolgerung aus dieser Aussage. Ob und wie häufig Ihre Konten betroffen sind, zeigt am schnellsten ein Blick in die Hauptbuchbelege ohne Referenztransaktion FKKSU, denn diese Kennung tragen die Überleitungsbelege. Vorbeugend sollten die Abstimmkonten des Vertragskontokorrents aus unserer Sicht nur automatisch bebuchbar sein.

In welcher Reihenfolge Sie abstimmen

SAP beschreibt die Abstimmung je Abstimmschlüssel über die Summensätze und unterscheidet drei Vergleiche. Die Reihenfolge der Dokumentation hat sich bewährt, weil jeder Schritt die Fehlerquellen des nächsten ausschließt:

1. Summensätze gegen FI-CA-Belege. Stimmen die Summen im Nebenbuch selbst? Ohne diese Basis ist jeder weitere Vergleich unscharf.
2. Hauptbuchbelege gegen Summensätze. Wurde alles Geschlossene vollständig und richtig übergeleitet?
3. Offene Posten gegen Kontensalden. Die Stichtagsliste der offenen Posten in FI-CA muss dem Saldo der angesprochenen Abstimmkonten entsprechen, sofern Sie die vollständige Belegmenge auswerten.

Die tägliche Überleitung hält die Abstimmung aktuell und aussagekräftig. Aus unserer Sicht ist sie ein besonders wirksamer Hebel: Eine Differenz, die am Tag nach der Buchung auffällt, lässt sich auf wenige Schlüssel eingrenzen; am Monatsende ist die Menge der infrage kommenden Schlüssel um ein Vielfaches größer. Bewährt hat sich, jede Differenz mit Abstimmschlüssel, Ursache, Entscheidung und Verantwortlichem in einer Liste zu führen, damit sie nicht von Periode zu Periode wandert und der Abschlussprüfer die Überleitung nachvollziehen kann.

Was sich mit SAP S/4HANA ändert

Für ein Umstellungsprojekt sind drei Punkte wichtig:

• Die Überleitung läuft weiterhin von den Summensätzen (Tabelle DFKKSUM) in das Hauptbuch (Tabelle ACDOCA), wie eine SAP-Lernseite zur Integration mit der öffentlichen Haushaltswirtschaft ausführt. Der Wissensartikel 2034292 zu Differenzen in FPO2 nennt als Umgebung SAP ERP 6.0 und höher sowie S4CORE 100 und höher; die Abstimmung über offene Posten besteht also auch in S/4HANA.
• Der Wissensartikel 3735004 („FI-GL document volume increases after upgrade to S/4HANA“) beschreibt als Symptom nach einem Upgrade mehr Hauptbuchbelege und mehr Summensätze in den Abstimmschlüsseln. Ursache und Lösung stehen im Artikel selbst, der eine Anmeldung in SAP for Me voraussetzt.
• Der Wissensartikel 3055010 meldet nach einem Wechsel von ERP auf S/4HANA die Fehlermeldung „>U429“ bei der Überleitung in FPG1.

Aus unserer Sicht heißt das für ein Umstellungsprojekt: Planen Sie die Abstimmung FI-CA gegen Hauptbuch als eigenen Testfall ein und vergleichen Sie Belegmengen vor und nach der Umstellung. Zum Rahmen der Finanzdaten bei der Umstellung lesen Sie S/4HANA-Umstellung aus Finance-Sicht, für Versorger zusätzlich Von SAP IS-U zu SAP S/4HANA Utilities.

Klärweg in sieben Schritten

1. Umfang festlegen. Buchungskreis, Abstimmkonten und Stichtag bestimmen. Notieren Sie, welche Perioden im Hauptbuch zum Stichtag offen oder geschlossen waren.
2. Abstimmschlüssel schließen. Offene Schlüssel des Zeitraums schließen, Sammelschließung über FPG4. Blockieren Klärfälle den Schlüssel, vergeben Sie für sie neue Abstimmschlüssel, damit der ursprüngliche Schlüssel schließen kann.
3. Überleitungsstatus prüfen. Mit RFKKABS5 alle geschlossenen, aber nur teilweise oder nicht übergeleiteten Schlüssel auflisten und die Überleitung nachholen (FPG1). Ist die Periode im Hauptbuch geschlossen, klären Sie mit der Hauptbuchhaltung, ob sie kurz geöffnet wird. Nur wenn das nicht möglich ist, tragen Sie ein alternatives Buchungsdatum ein und dokumentieren die Periodenverschiebung.
4. Innerhalb FI-CA abstimmen. RFKKABS1 laufen lassen: Summensätze gegen Belege, Saldo der Belege gleich null.
5. Summensätze gegen Hauptbuch abstimmen. RFKKGL20 laufen lassen. Rot markierte Abweichungen je Abstimmschlüssel notieren, noch nicht korrigieren.
6. Offene Posten gegen Salden abstimmen. Die Abstimmung RFKKOP10 (Transaktion FPO2) vergleicht den Saldo der Abstimmkonten mit FI-CA und weist nicht übergeleitete Schlüssel sowie nicht übergeleitete Korrektursummensätze getrennt aus. Alternativ vergleichen Sie die Stichtagsliste RFKKOP04 mit der Saldenliste des Hauptbuchs.
7. Restdifferenz erklären und dokumentieren. RFKKGL30 weist zu einem Hauptbuchbeleg die Positionen im Nebenbuch nach. Prüfen Sie manuelle Hauptbuchbelege auf Abstimmkonten. Korrigieren Sie mit den Anpassungsprogrammen nur nach Rücksprache mit SAP; so schreibt es die Dokumentation vor.

Wie eine solche Überleitung Schritt für Schritt aussieht, zeigt unsere Probeabstimmung FI-CA gegen Hauptbuch mit Beispieldaten. Zur fachlichen Seite von Abstimmung und Abschluss siehe Finance und Controlling, zur Systemseite FI-CA.

Was Sie jetzt tun können

1. Stand der Abstimmschlüssel erheben. Listen Sie offene sowie geschlossene, aber nicht übergeleitete Schlüssel der letzten Perioden auf und ordnen Sie jeden einer Ursache zu.
2. Tägliche Routine festlegen. Schließen und Überleiten der Schlüssel mit festem Zeitpunkt und Verantwortlichem, dazu eine Abschlussliste für das Nebenbuch.
3. Handbuchungen auf Abstimmkonten prüfen. Zählen Sie die manuellen Hauptbuchbelege auf den Abstimmkonten des Vertragskontokorrents und klären Sie, ob ein Gegenstück im Nebenbuch fehlt.

Wenn Sie eine bestehende Differenz gemeinsam mit uns eingrenzen möchten, vereinbaren Sie gern ein Erstgespräch.