S/4HANA-Migration und Wirtschaftsprüfer: Welche Nachweise das Rechnungswesen bereithalten sollte

Das Rechnungswesen sollte ab dem ersten Projekttag Konzept, Abstimmungen, Tests, Freigaben und den Umgang mit dem Altsystem so ablegen, dass ein sachverständiger Dritter sie später nachvollziehen kann. Maßstab sind zwei Dinge: eine projektbegleitende Prüfung nach IDW PS 850 n.F. (06.2026), falls Sie eine beauftragen, und die GoBD der Finanzverwaltung, die den Systemwechsel ausdrücklich regeln. Dieser Beitrag beschreibt die Sicht des geprüften Unternehmens; er ist keine Rechts- oder Steuerberatung.

Welche Vorgaben einschlägig sind

Projektbegleitende Prüfung. Das Institut der Wirtschaftsprüfer (IDW) hat den Prüfungsstandard „Projektbegleitende Prüfung“ neu gefasst: IDW PS 850 n.F. (06.2026). Laut IDW hat der Hauptfachausschuss die Neufassung am 05.06.2026 billigend zur Kenntnis genommen; veröffentlicht ist sie in IDW Life 7-8/2026. Der Standard betrifft nach der IDW-Seite nur Aufträge außerhalb der Abschlussprüfung; Abschlussprüfer können den Prüfungsbericht aber als Prüfungsnachweis nutzen. Sein Anwendungsbereich wurde erweitert: Er ist grundsätzlich auf alle Arten von Projekten anwendbar. Vorgänger war IDW PS 850 n.F. (01.2022). Ältere Beiträge, die noch einen Entwurf (IDW EPS 850) beschreiben, sind damit überholt.

Den Rahmen beschreibt das öffentlich zugängliche IDW Knowledge Paper (Stand 30.06.2026). Prüfungsgegenstand ist der Projektgegenstand; zusätzlich beurteilt der Wirtschaftsprüfer Angemessenheit und Wirksamkeit des Projektmanagements. Das Papier nennt als IT-Projekte ausdrücklich Finanzbuchhaltungs- und Controllingsysteme. Es beschreibt Projektphasen von der Initiierung bis zum Abschluss; in der Umsetzung werden Ergebnisse „getestet und dokumentiert“. Weitere IDW-Verlautbarungen zur IT-Prüfung, etwa IDW PS 860, behandeln wir hier nicht.

Handelsrecht. § 239 Abs. 2 HGB verlangt, dass Eintragungen und Aufzeichnungen „vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet“ vorgenommen werden. Nach Abs. 4 können Handelsbücher auf Datenträgern geführt werden, wenn die Daten während der Aufbewahrungsfrist verfügbar sind und lesbar gemacht werden können.

Steuerrecht. § 147 Abs. 1 Nr. 1 AO verpflichtet zur Aufbewahrung der Bücher und Aufzeichnungen sowie der zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen, nach Abs. 3 Satz 1 zehn Jahre. Bei einer Außenprüfung kann die Finanzbehörde nach Abs. 6 Einsicht in die gespeicherten Daten nehmen, eine maschinelle Auswertung verlangen oder verlangen, dass ihr die Daten in einem maschinell auswertbaren Format übertragen werden. Die Verwaltungsanweisung dazu sind die GoBD (BMF-Schreiben vom 28.11.2019, zuletzt geändert am 14.07.2025).

Was die GoBD beim Systemwechsel verlangen

Der Abschnitt 9.4 der GoBD trägt die Überschrift „Auslagerung von Daten aus dem Produktivsystem und Systemwechsel“. Rz. 142 nennt als Beispiele ausdrücklich „Abschaltung Altsystem, Datenmigration“. Die ursprüngliche Hard- und Software muss über die Aufbewahrungsfrist nur dann nicht vorgehalten werden, wenn zwei Voraussetzungen erfüllt sind:

• Die aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Daten, einschließlich Metadaten, Stammdaten, Bewegungsdaten und der erforderlichen Verknüpfungen, werden „quantitativ und qualitativ gleichwertig“ in ein neues System, eine neue Datenbank, ein Archivsystem oder ein anderes System überführt. Bei einer Datenumwandlung darf nur das Format der Daten umgesetzt werden, nicht der Inhalt; die vorgenommenen Änderungen sind zu dokumentieren.
• Das neue System muss in quantitativer und qualitativer Hinsicht die gleichen Auswertungen ermöglichen, als wären die Daten noch im Produktivsystem.

Andernfalls ist nach Rz. 143 die ursprüngliche Hard- und Software neben den Daten für die Dauer der Aufbewahrungsfrist vorzuhalten. Rz. 144 erklärt eine Aufbewahrung nur in Form von Datenextrakten, Reports oder Druckdateien für unzulässig, soweit nicht mehr alle aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Daten übernommen werden.

Für den Datenzugriff gilt eine Erleichterung: Wurde mit der Außenprüfung noch nicht begonnen, genügt es nach Rz. 164, wenn nach Ablauf des fünften Kalenderjahres, das auf die Umstellung folgt, nur noch der Zugriff Z3 (Datenüberlassung) zur Verfügung gestellt wird. § 147 Abs. 6 AO enthält dieselbe Regel: Nach Ablauf des fünften Kalenderjahres genügt es, die Daten auf einem maschinell lesbaren und auswertbaren Datenträger vorzuhalten.

Zur Dokumentation sagt Rz. 151, dass für jedes DV-System eine Verfahrensdokumentation vorhanden sein muss, aus der Inhalt, Aufbau, Ablauf und Ergebnisse des Verfahrens vollständig und schlüssig ersichtlich sind. Sie besteht in der Regel aus allgemeiner Beschreibung, Anwenderdokumentation, technischer Systemdokumentation und Betriebsdokumentation (Rz. 153). Nach Rz. 150 ist für die Prüfung eine aktuelle Verfahrensdokumentation notwendig, die alle System- und Verfahrensänderungen inhaltlich und zeitlich lückenlos dokumentiert. Rz. 101 verlangt, dass im Rahmen eines funktionsfähigen internen Kontrollsystems anlassbezogen, als Beispiel nennt sie den Systemwechsel, geprüft wird, ob das eingesetzte DV-System tatsächlich dem dokumentierten System entspricht. Zur Änderungshistorie fordert Rz. 154, dass Änderungen versioniert und nachvollziehbar sind.

Was wir daraus ableiten

Die GoBD nennen keine Liste von Migrationsnachweisen; die folgenden Folgerungen sind unsere Einschätzung. Aus unserer Sicht lassen sich die Anforderungen in drei Fragen übersetzen, die das Rechnungswesen jederzeit belegen können sollte:

1. Ist alles Relevante übernommen, und stimmt es? Das belegen Abstimmprotokolle je Testlauf und für den Cut-over (siehe Saldenübernahme und Abstimmung sowie offene Posten abstimmen).
2. Wurde nach nachvollziehbaren Regeln getestet und freigegeben? Das belegen Testdokumentation und Freigaben.
3. Bleiben die Altdaten nach dem Stichtag auswertbar und zugriffsfähig? Das belegt die dokumentierte Entscheidung über Archiv oder Weiterbetrieb des Altsystems samt Nachweis, dass die Auswertungen gleichwertig möglich sind (Rz. 142).

Für die Konvertierung bietet SAP ein Werkzeug für den Datenvergleich: Die Data Transition Validation vergleicht laut SAP Geschäftsdaten vor und nach der Umstellung anhand von Berichten oder Transaktionen. Unterstützte Szenarien sind laut SAP die Systemkonvertierung über den Software Update Manager, die Lean Selective Data Transition und Systemupgrades. SAP Learning weist ausdrücklich auf die Grenze hin: Ein positives Ergebnis zeigt nur, dass die Daten der ausgewählten Berichte vor und nach der Umstellung gleich sind. Welche Berichte die Abstimmung tragen, entscheidet das Rechnungswesen; der Auswahlnachweis gehört in die Dokumentation.

Nachweisliste für das Rechnungswesen

Die Tabelle ist unser Vorschlag. Wer zeichnet, legen Sie projektintern fest; die Spalte nennt unseren Zuordnungsvorschlag. Wo eine Zeile auf eine Randziffer verweist, steht dort die zugrunde liegende Anforderung; die übrigen Zeilen sind Praxisempfehlung.

Nachweis	Inhalt	Wann entsteht er	Wer zeichnet
Migrationskonzept	Umstellungsweg, Stichtag, Buchungskreise, Umfang und Historie, Abstimmkonzept	Projektstart, vor dem ersten Testlauf	Leitung Rechnungswesen, Projektleitung
Projektauftrag, Risikoliste, Statusberichte	Ziele, Risiken, Entscheidungen im Projektverlauf (Projektphasen laut IDW Knowledge Paper)	laufend	Projektleitung, Lenkungsausschuss
Migrationsregeln und Mapping	Zuordnung Alt zu Neu; jede Umsetzung, die über eine reine Formatänderung hinausgeht, begründet (Rz. 142)	vor dem ersten Testlauf, bei Änderung fortgeschrieben	Rechnungswesen, IT
Abstimmprotokolle Salden	Sachkontensalden Alt gegen Neu je Buchungskreis, Währung, Periode	je Testlauf und Cut-over	Verantwortliche Buchhaltung
Abstimmprotokolle offene Posten	Summe je Abstimmkonto Alt gegen Neu	je Testlauf und Cut-over	Debitoren-, Kreditorenbuchhaltung
Abstimmprotokolle Anlagen	Anlagengitter je Bewertungsbereich gegen Hauptbuch	je Testlauf und Cut-over	Anlagenbuchhaltung
Differenzliste	jede Abweichung mit Ursache, Entscheidung, Verantwortlichem	je Testlauf	Leitung Rechnungswesen
Testdokumentation	Testfälle, Ergebnisse, Fehler und deren Behebung	in der Umsetzung, je Testzyklus	Testverantwortliche im Fachbereich
Freigaben	Go/No-go je Testlauf, Freigabe Cut-over und Öffnung für Buchungen	an den Meilensteinen	Leitung Rechnungswesen, Lenkungsausschuss
Cut-over-Plan und -Protokoll	Buchungsstopp, Reihenfolge, Zeitpunkte, Ergebnis	vor und während des Cut-over	Projektleitung, Rechnungswesen
Berechtigungskonzept	Rollen, Funktionstrennung, Zugriffe im Projekt und im Produktivbetrieb; Schutz vor unberechtigten Eingaben (Rz. 103)	vor Test und Go-live	Leitung Rechnungswesen, IT-Sicherheit
Altdaten und Altsystem	Entscheidung Archiv oder Weiterbetrieb, Nachweis gleichwertiger Auswertbarkeit, Z3-Fähigkeit (Rz. 142 bis 144, 164)	vor Abschaltung des Altsystems	Leitung Rechnungswesen, IT
Verfahrensdokumentation und IKS-Beschreibung	fortgeschrieben mit Version und Änderungshistorie (Rz. 150, 153, 154)	vor Go-live, danach bei Änderungen	Prozessverantwortliche, Leitung Rechnungswesen
Vergleichsberichte Data Transition Validation	bei Konvertierung: Vorher-nachher-Vergleich der gewählten Berichte, samt Begründung der Auswahl	vor und nach der Konvertierung	Rechnungswesen

Zwei Hinweise aus unserer Sicht. Erstens gehört jeder Testlauf in die Ablage, nicht nur der erfolgreiche; der Verlauf der Differenzen zeigt, ob das Abstimmkonzept greift. Zweitens bewahren Sie Nachweise so auf, dass sie dem Projekt zugeordnet und später ohne die Projektbeteiligten verständlich sind. Bewährt hat sich ein einheitlicher Projektordner mit Versionsführung und fester Benennung nach Testlauf.

Den Abschlussprüfer früh einbinden

Das IDW Knowledge Paper nennt für projektbegleitende Prüfungen als Erfolgsfaktor die frühzeitige Einbindung des Wirtschaftsprüfers, eine klare Rollenabgrenzung und kontinuierliche Kommunikation. Es weist zugleich auf Schwierigkeiten bei der Abgrenzung zu beratenden Tätigkeiten und beim Zugang zu relevanten Informationen hin. Aus unserer Sicht gilt der Grundsatz der frühen Abstimmung auch für Ihren Abschlussprüfer, auch wenn keine projektbegleitende Prüfung beauftragt ist: Klären Sie vor dem Projektstart, welche der Nachweise er für sinnvoll hält, in welchem Format und zu welchen Zeitpunkten. Welche Nachweise Ihr Abschlussprüfer anfordert, richtet sich nach seiner Risikoeinschätzung und den Prüfungsstandards; für die IT-gestützte Buchführung ist unter anderem die IDW-Stellungnahme „Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung bei Einsatz von Informationstechnologie“ (IDW RS FAIT 1) einschlägig. Klären Sie es deshalb früh mit ihm. Ob eine projektbegleitende Prüfung sinnvoll ist, ist eine eigene Entscheidung, die vom Projektrisiko abhängt.

Für steuerliche Fragen, etwa die Aufbewahrung der Altdaten, gilt: Die hier zitierten Randziffern geben den Stand der GoBD vom 14.07.2025 wieder. Wie sie in Ihrem Fall anzuwenden sind, klären Sie mit Ihrer steuerlichen Beratung; wir leisten keine Rechts- oder Steuerberatung.

Was Sie jetzt tun können

1. Nachweisliste festlegen. Übernehmen Sie die Tabelle als Grundlage, ergänzen Sie sie um Ihre Systemlandschaft und benennen Sie je Zeile einen Verantwortlichen und einen Ablageort, bevor der erste Testlauf startet.
2. Altsystem-Entscheidung früh treffen. Entscheiden Sie schriftlich, ob die Altdaten in einem Archiv oder im weiterbetriebenen Altsystem bleiben, und prüfen Sie gegen Rz. 142 bis 144, ob die Auswertungen gleichwertig möglich sind. Lassen Sie das steuerlich bewerten.
3. Abschlussprüfer ansprechen. Stellen Sie ihm Migrationskonzept und Nachweisliste vor und halten Sie fest, welche Ergänzungen er wünscht.

Wenn Sie Ihre Nachweisliste vor dem ersten Testlauf mit uns durchgehen möchten, vereinbaren Sie gern ein Erstgespräch; einen Einstieg bietet der Finance-Readiness-Check, unser Angebot im Überblick finden Sie unter Finance und Controlling.