Lieferanten mit Guthaben, Kunden mit Schulden: finden, klären, im Abschluss ausweisen

Lieferanten mit Sollsaldo und Kunden mit Habensaldo finden Sie in SAP mit den Postenlisten FBL1N und FBL5N, summiert je Partner. Vor dem Abschluss klären Sie je Partner die Ursache. Was zum Stichtag offen bleibt, gliedern Sie um: Nach § 246 Abs. 2 HGB darf es nicht mit den übrigen Verbindlichkeiten oder Forderungen verrechnet werden.

Wie entstehen Guthaben bei Lieferanten und Schulden bei Kunden?

Ein Lieferant mit Sollsaldo heißt in der Buchhaltung debitorischer Kreditor, ein Kunde mit Habensaldo kreditorischer Debitor. Beides entsteht selten absichtlich. Die Tabelle zeigt die Ursachen, die wir am häufigsten sehen.

Ursache	Beim Lieferanten (Sollsaldo)	Beim Kunden (Habensaldo)
Doppelte Zahlung	Rechnung zweimal bezahlt, etwa nach erneuter Zusendung	Kunde zahlt zweimal
Gutschrift nach Zahlung	Gutschrift für Rücklieferung oder Preisnachlass, Rechnung war schon bezahlt	Gutschrift an den Kunden nach seiner Zahlung
Zahlung falsch zugeordnet	Zahlung auf den falschen Lieferanten oder ohne Rechnungsbezug	Zahlungseingang auf dem falschen Kunden
Storno nach Zahlung	Rechnung storniert, Zahlung bleibt stehen	Ausgangsrechnung storniert, Zahlung bleibt stehen
Anzahlung als Normalposten	Anzahlung ohne Sonderhauptbuchkennzeichen gebucht, keine Schlussrechnung	Anzahlung ohne Sonderhauptbuchkennzeichen gebucht, keine Lieferung
Bonus oder Rückvergütung	Jahresbonus gutgeschrieben, nicht verrechnet	Bonus an den Kunden gutgeschrieben, nicht ausgezahlt

Anzahlungen sind ein Sonderfall: SAP bucht sie als Sonderhauptbuchvorgänge nicht auf das normale Abstimmkonto, sondern auf eigene Sonderhauptbuchkonten (alternative Abstimmkonten). Sie stehen damit schon getrennt und gehören nicht in die Umgliederung der Normalposten. Erhaltene Anzahlungen auf Bestellungen sind nach § 268 Abs. 5 HGB unter den Verbindlichkeiten gesondert auszuweisen, soweit sie nicht von den Vorräten offen abgesetzt werden.

Wie finden Sie die Fälle in SAP?

1. Postenlisten zum Stichtag ziehen. Offene Posten der Kreditoren mit FBL1N und der Debitoren mit FBL5N, ohne Sonderhauptbuchvorgänge, je Buchungskreis in Hauswährung.
2. Je Partner summieren. Nicht der einzelne Posten zählt, sondern der Saldo des Partners. Ein Lieferant mit einer offenen Gutschrift und einer höheren offenen Rechnung ist kein debitorischer Kreditor.
3. Nach Vorzeichen filtern. Lieferanten mit Sollsaldo, Kunden mit Habensaldo. Sortieren Sie nach Betrag und nach dem Alter des ältesten Postens.
4. Verbundene Unternehmen trennen. Forderungen und Verbindlichkeiten gegenüber verbundenen Unternehmen haben in § 266 HGB eigene Posten. Prüfen Sie diese Partner gesondert und stimmen Sie die Salden mit der Gegenseite ab.
5. Partner mit beiden Rollen prüfen. Ist derselbe Geschäftspartner zugleich Kunde und Lieferant, sehen Sie beide Konten zusammen an. Ob Salden verrechnet werden dürfen, ist auch hier eine Frage des Vertrags und des Rechts, nicht des Systems.

Die Saldenbestätigung, die SAP für Kunden und Lieferanten vorsieht, ist ein guter Anlass: Partner mit Gegensaldo gehören aus unserer Sicht immer in die Auswahl.

Wie klären Sie die Fälle vor dem Stichtag?

Befund	Klärung	Ergebnis
Doppelte Zahlung an Lieferanten	Beleg prüfen, Rückforderung schreiben	Geld zurück oder Verrechnung mit der nächsten Rechnung nach Absprache
Gutschrift nach Zahlung	Gutschrift bestätigen lassen	Auszahlung durch den Lieferanten oder Verrechnung nach Absprache
Falsch zugeordnete Zahlung	Kontoauszug und Avis prüfen	Umbuchung auf den richtigen Partner, Ausgleich
Kundenguthaben	Ursache prüfen, Kunden informieren	Rückzahlung oder Verrechnung nach Absprache
Ursache nicht mehr feststellbar	Belege und Schriftverkehr sichern	Mit Ihrem Berater klären, ob und wann ein Betrag ausgebucht werden darf

Halten Sie je Partner Ursache, Maßnahme und Termin fest. Die Liste ist zugleich Ihr Nachweis für den Prüfer. Doppelte Zahlungen an Lieferanten sind oft ein Hinweis auf eine Lücke im Rechnungseingang; es lohnt, die Ursache dort abzustellen.

Wie weisen Sie die Restbeträge im Abschluss aus?

Was zum Stichtag offen bleibt, wird umgegliedert. Nach § 246 Abs. 2 HGB dürfen Posten der Aktivseite nicht mit Posten der Passivseite verrechnet werden; SAP beschreibt die Umgliederung genau dafür. Das Programm (in SAP S/4HANA FAGLF101) bucht gegen Korrekturkonten, weil auf Abstimmkonten nicht direkt gebucht werden kann, und berücksichtigt auf Wunsch auch die Restlaufzeit. Die Buchung wird zum ersten Tag der Folgeperiode zurückgenommen.

Saldo	Wirtschaftlich	Mögliche Posten nach § 266 HGB
Lieferant mit Sollsaldo	Forderung gegen den Lieferanten	Sonstige Vermögensgegenstände; bei verbundenen Unternehmen Forderungen gegen verbundene Unternehmen; Anzahlungen als geleistete Anzahlungen
Kunde mit Habensaldo	Verbindlichkeit gegenüber dem Kunden	Sonstige Verbindlichkeiten; bei verbundenen Unternehmen Verbindlichkeiten gegenüber verbundenen Unternehmen; erhaltene Anzahlungen gesondert

Welcher Posten im Einzelfall gilt, entscheiden Sie nach Ihrer Bilanzierungsrichtlinie und stimmen es mit Ihrem Abschlussprüfer ab; in Kommentaren und Praxis finden sich unterschiedliche Zuordnungen. Außerdem gilt:

• Restlaufzeit vermerken (Kapitalgesellschaften und GmbH & Co. KG). Nach § 268 Abs. 4 und 5 HGB sind Forderungen mit einer Restlaufzeit von mehr als einem Jahr und Verbindlichkeiten nach Restlaufzeit zu vermerken.
• Forderungen bewerten (alle Kaufleute). Ein Guthaben beim Lieferanten ist eine Forderung des Umlaufvermögens. Ist ihr Wert am Stichtag niedriger, etwa weil der Lieferant in Schwierigkeiten ist, ist nach § 253 Abs. 4 HGB auf den niedrigeren Wert abzuschreiben.

Was können Sie diese Woche tun?

1. Liste ziehen. Lieferanten mit Sollsaldo und Kunden mit Habensaldo, je Partner summiert, mit Betrag und Alter.
2. Die zehn größten Fälle klären. Sie tragen meist den größten Teil des Betrags.
3. Umgliederung testen. Lassen Sie die Umgliederung zum Monatsende einmal laufen und prüfen Sie Korrekturkonten und Rücknahme, bevor es um den Jahresabschluss geht.

Wo der Schritt im Gesamtablauf steht, zeigt die Checkliste zur Jahresabschluss-Vorbereitung. Wenn Liste und Abstimmkonto nicht zusammenpassen, hilft der Beitrag Abstimmkonto und Nebenbuch stimmen nicht überein.

Wann lohnt sich Hilfe von außen?

Aus unserer Sicht dann, wenn die Liste lang ist und die Fälle Jahre zurückreichen, wenn nach einer Migration Zahlungen nicht mehr zuzuordnen sind oder wenn viele Partner zugleich Kunde und Lieferant sind. Eine Klärung von außen liefert je Partner Ursache, Betrag und Vorschlag; Rückforderung und Buchung entscheiden Sie. Mehr zum Angebot unter Finance und Controlling.