Jahresabschluss-Vorbereitung in SAP: Checkliste mit Reihenfolge

Ein Jahresabschluss in SAP gelingt, wenn die Schritte in fester Reihenfolge laufen: zuerst offene Posten und Verrechnungskonten klären, dann bewerten und umgliedern, danach die Nebenbücher schließen und zuletzt das Hauptbuch. Wer im Oktober mit der Klärung beginnt, hat im Januar vor allem Bewertung, Abgrenzung, Umgliederung, Saldovortrag und die Nachweise für den Prüfer vor sich.

Warum kommt es auf die Reihenfolge an?

SAP beschreibt den Jahresabschluss als Erweiterung des Monatsabschlusses für die letzte Periode des Geschäftsjahrs. Zwei Regeln bestimmen die Reihenfolge. Erstens: Alle Nebenbücher werden in einem Geschäftsjahr vor dem Hauptbuch geschlossen, auch die Anlagenbuchhaltung. Zweitens: Der Saldovortrag läuft schon zu Beginn des neuen Jahres, damit dort gebucht werden kann, obwohl das alte Jahr noch offen ist.

Hinzu kommt die Frist. Kapitalgesellschaften stellen Jahresabschluss und Lagebericht nach § 264 Abs. 1 HGB in den ersten drei Monaten des neuen Geschäftsjahrs auf; kleine Kapitalgesellschaften dürfen sich bis zu sechs Monate Zeit lassen, wenn das einem ordnungsgemäßen Geschäftsgang entspricht. Für alle übrigen Kaufleute gilt nach § 243 Abs. 3 HGB die einem ordnungsmäßigen Geschäftsgang entsprechende Zeit. Ein Fehler in einem frühen Schritt, etwa ein ungeklärtes Verrechnungskonto, wandert sonst durch alle späteren.

Welche Schritte gehören in welche Phase?

Die Tabelle zeigt eine bewährte Reihenfolge. Die Zeitpunkte sind unser Vorschlag für ein Kalenderjahr als Geschäftsjahr; die Zuordnung der Transaktionen folgt der SAP-Dokumentation. Prüfen Sie Namen und Abläufe gegen Ihr Release.

Phase	Zeitpunkt (Vorschlag)	Aufgabe	In SAP
1 Vorbereiten	Oktober bis November	Abschlusskalender, Zuständigkeiten, Termine mit dem Prüfer; Altposten auf Personen- und Verrechnungskonten klären	Einzelposten in FBL1N (Kreditoren), FBL5N (Debitoren), FBL3N bzw. FAGLL03 (Sachkonten)
2 Bereinigen	November bis Dezember	WE/RE-Verrechnungskonto pflegen und ausgleichen; Saldenbestätigungen vorbereiten, bei vorgezogenem Stichtag versenden	WE/RE-Kontenpflege MR11, maschineller Ausgleich F.13; Saldenbestätigung aus der Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung
3 Neues Jahr öffnen	Anfang Januar	Periode 1 des neuen Jahres öffnen, Saldovortrag	Buchungsperioden OB52; Saldovortrag FAGLGVTR
4 Bewerten	Januar	Inventur abschließen und Vorräte bewerten; Abschreibung buchen, Fremdwährung bewerten, Wertberichtigungen, Abgrenzungen und Rückstellungen	Abschreibungslauf AFAB; Fremdwährungsbewertung FAGL_FCV
5 Umgliedern	Januar	Debitorische Kreditoren und kreditorische Debitoren umgliedern, Restlaufzeiten, WE/RE-Saldo aufteilen	Umgliederung FAGLF101; für WE/RE die Analyse des WE/RE-Kontos
6 Nebenbücher schließen	nach Abstimmung	Anlagen im Bau abrechnen, dann Anlagengitter gegen Hauptbuch, dann Jahresabschluss der Anlagenbuchhaltung	AJAB, erst wenn alles geprüft ist
7 Hauptbuch schließen	nach den letzten Buchungen	Sonderperioden schließen, Eröffnungssalden gegen Schlusssalden prüfen und den Saldovortrag bei Bedarf wiederholen, Abschluss an den Prüfer	OB52; FAGLGVTR

Was muss vor dem Stichtag erledigt sein?

Alles, was eine Rückfrage an Lieferanten, Kunden oder Fachbereiche braucht. Im Januar fehlt dafür die Zeit.

• Offene Posten: Listen Sie Posten, die älter als 90 Tage sind, je Konto mit Betrag und Ursache. Lieferanten mit Sollsaldo und Kunden mit Habensaldo gehören auf eine eigene Liste, siehe Lieferanten mit Guthaben, Kunden mit Schulden.
• WE/RE-Verrechnungskonto: SAP empfiehlt, es monatlich zu pflegen. Altposten ohne erwartete Lieferung oder Rechnung werden geklärt und ausgebucht, siehe Wareneingang ohne Rechnung.
• Saldenbestätigungen: SAP kennt Saldenbestätigung, Saldenmitteilung und Saldenanfrage. Wählen Sie die Partner nach Betrag und Auffälligkeit aus und stimmen Sie Auswahl und Stichtag mit dem Prüfer ab. Zum 31.12. lassen sich Bestätigungen erst im Januar anfordern; bei einem vorgezogenen Stichtag weisen Sie die Bewegungen bis zum Bilanzstichtag gesondert nach.
• Stammdaten: Abstimmkonten in Kreditoren- und Debitorenstammsätzen prüfen. Eine Änderung im laufenden Jahr ist eine häufige Ursache für Differenzen, siehe Abstimmkonto und Nebenbuch.

Was passiert nach dem Stichtag in welcher Reihenfolge?

Neues Jahr öffnen. SAP sieht vor, die erste Periode des neuen Jahres zu öffnen und den Saldovortrag zentral im Hauptbuch auszuführen. Er trägt Bilanzkonten vor, überträgt die Erfolgskonten auf das Ergebnisvortragskonto und trägt auch die Salden der Kreditoren und Debitoren vor. Der Geschäftsjahreswechsel der Anlagenbuchhaltung hängt am Saldovortrag des Hauptbuchs. Der Lauf kann wiederholt werden. Prüfen Sie nach den letzten Buchungen im alten Jahr, dass die Eröffnungssalden den Schlusssalden entsprechen; weichen sie ab, wiederholen Sie den Saldovortrag.

Bewerten. Auf fremde Währung lautende Vermögensgegenstände und Verbindlichkeiten rechnen Sie nach § 256a HGB zum Devisenkassamittelkurs am Abschlussstichtag um. Bei einer Restlaufzeit von mehr als einem Jahr gelten Anschaffungskosten- und Realisationsprinzip weiter; unrealisierte Kursgewinne bleiben dann außer Ansatz. In SAP läuft das über die Fremdwährungsbewertung (FAGL_FCV); prüfen Sie, ob die eingestellte Bewertungsmethode dazu passt. Vorräte bewerten Sie nach Abschluss der Inventur: Liegt ihr Wert am Stichtag unter den Anschaffungs- oder Herstellungskosten, etwa bei gesunkenen Marktpreisen oder schwer verkäuflichen Beständen, schreiben Sie nach § 253 Abs. 4 HGB auf den niedrigeren Wert ab. Die Abschreibung buchen Sie vollständig, bevor das Anlagengitter abgestimmt wird. Wertberichtigungen auf Forderungen, Abgrenzungen und Rückstellungen folgen Ihrer Bilanzierungsrichtlinie; Bewertungsfragen stimmen Sie frühzeitig mit Ihrem Prüfer ab.

Umgliedern. Nach § 246 Abs. 2 HGB dürfen Posten der Aktivseite nicht mit Posten der Passivseite verrechnet werden. Das Guthaben bei einem Lieferanten wird deshalb nicht mit den Verbindlichkeiten verrechnet. Kapitalgesellschaften und GmbH & Co. KG vermerken nach § 268 Abs. 4 und 5 HGB zudem Forderungen mit einer Restlaufzeit von mehr als einem Jahr und Verbindlichkeiten nach Restlaufzeit. SAP gliedert dazu um und bucht gegen Korrekturkonten, weil auf Abstimmkonten nicht direkt gebucht werden kann; die Umgliederung wird zum ersten Tag der Folgeperiode zurückgenommen.

Nebenbücher schließen. Der Jahresabschluss der Anlagenbuchhaltung prüft, ob die Abschreibungen vollständig gebucht und die Anlagen fehlerfrei sind, und sperrt das abgeschlossene Jahr gegen Buchungen aus der Anlagenbuchhaltung. Aus unserer Sicht setzen Sie ihn erst, wenn Anlagengitter und Hauptbuch abgestimmt sind und der Prüfer keine Änderung mehr erwartet; er lässt sich nicht ohne Weiteres zurücknehmen.

Hauptbuch schließen. Sonderperioden nutzt SAP für Abschlussbuchungen wie Bewertung, Abgrenzung und WE/RE-Analyse. Sie werden geschlossen, sobald die Abschlussbuchungen fertig sind.

Welche Abstimmungen sollten vor dem Prüfer fertig sein?

Nach § 320 Abs. 2 HGB kann der Abschlussprüfer alle Aufklärungen und Nachweise verlangen, die für eine sorgfältige Prüfung notwendig sind, soweit es die Vorbereitung erfordert auch vor der Aufstellung. Das gilt für prüfungspflichtige Abschlüsse (§ 316 Abs. 1 HGB); bei einer freiwilligen Prüfung regelt der Prüfungsauftrag die Rechte des Prüfers. Halten Sie aus unserer Sicht diese Nachweise bereit:

Nachweis	Vergleich	Ebene
Debitoren und Kreditoren	Summe der Posten je Abstimmkonto gegen Hauptbuchsaldo	Buchungskreis, Währung
Anlagen	Anlagengitter gegen Anlagen- und Abschreibungskonten	Bewertungsbereich
WE/RE	Offene Posten je Bestellposition, Saldo aufgeteilt nach Lieferung ohne Rechnung und Rechnung ohne Lieferung	Buchungskreis
Verrechnungskonten	Saldo null oder erklärte Restposten mit Alter	Konto
Bank	Kontoauszug gegen Bankkonto zum Stichtag	Bankkonto
Fremdwährung	Bewertungslauf mit Kursen zum Stichtag	Währung

Wie Prüfer Nachweise aus SAP nach einer Migration lesen, steht im Beitrag S/4HANA-Migration und Wirtschaftsprüfer. Wer gerade umgestellt hat, findet die Unterschiede im Beitrag zum ersten Monatsabschluss nach dem Go-live.

Was können Sie diese Woche tun?

1. Abschlusskalender festlegen. Tragen Sie die sieben Phasen mit Datum und Verantwortlichem ein und schicken Sie den Kalender an den Prüfer.
2. Altpostenliste ziehen. Je Personen- und Verrechnungskonto alle Posten älter als 90 Tage, mit Betrag. Das ist die Arbeitsliste bis Dezember.
3. WE/RE-Konto ansehen. Wie hoch ist der Saldo, wie alt sind die ältesten Posten? Davon hängt ab, wie viel Klärung bis Jahresende nötig ist.
4. Saldenbestätigungen auswählen. Partner nach Betrag und Auffälligkeit; den Stichtag stimmen Sie mit dem Prüfer ab. Bei einem vorgezogenen Stichtag, etwa dem 30.11., gehen die Anfragen Anfang Dezember hinaus, und die Bewegungen bis zum 31.12. weisen Sie gesondert nach.

Wann lohnt sich Hilfe von außen?

Aus unserer Sicht dann, wenn die Altpostenliste länger ist, als Ihr Team bis Dezember neben dem Tagesgeschäft klären kann, wenn der letzte Abschluss Feststellungen des Prüfers zu Abstimmungen hatte oder wenn das Jahr das erste nach einer Umstellung auf SAP S/4HANA ist. Dann rechnet sich eine klar abgegrenzte Klärung vor dem Stichtag eher als Nacharbeit im Februar. Unser Angebot im Überblick finden Sie unter Finance und Controlling.