Abstimmkonto und Nebenbuch stimmen nicht überein: Ursachen und Suche

In SAP bucht jedes Personenkonto automatisch auf sein Abstimmkonto; direkt darauf buchen lässt sich nicht. Eine Differenz zwischen Debitoren- oder Kreditorensumme und Abstimmkonto liegt deshalb meist am Vergleich selbst: anderer Stichtag, Anzahlungen in der Liste, Korrekturkonten aus Bewertung und Umgliederung, die im Bilanzposten stecken, oder ein geändertes Abstimmkonto im Stammsatz.

Warum ist eine Differenz in SAP überhaupt möglich?

Das Abstimmkonto ist das Sachkonto im Hauptbuch, das die Salden eines Nebenbuchs zusammenfasst, zum Beispiel aller Kreditoren für Lieferungen und Leistungen. Laut SAP werden alle Buchungen auf den Personenkonten automatisch auf das zugeordnete Abstimmkonto gebucht; direkt auf das Abstimmkonto zu buchen ist nicht möglich. Welches Abstimmkonto gilt, steht im Stammsatz des Partners.

Technisch laufen beide Seiten also mit. Was als Differenz auffällt, entsteht in der Regel, weil die Liste der Personenkonten und der Saldo des Sachkontos nicht dasselbe abbilden. Für das Rechnungswesen ist das trotzdem ernst zu nehmen: Nach § 238 Abs. 1 HGB muss die Buchführung einem sachverständigen Dritten in angemessener Zeit einen Überblick verschaffen, und die Geschäftsvorfälle müssen sich verfolgen lassen. Eine unerklärte Differenz zum Stichtag ist genau das, wonach ein Prüfer fragt.

Welche Ursachen stecken meist dahinter?

Ursache	Was passiert	Wie Sie es prüfen
Anderer Stichtag oder Zeitraum	Postenliste zum Stichtag, Saldo bis zu einer Periode; Sonderperioden einmal enthalten, einmal nicht	Beide Seiten mit demselben Stichtag, Buchungskreis, Ledger und derselben Währung ziehen
Sonderhauptbuchvorgänge	Anzahlungen und andere Sonderhauptbuchvorgänge buchen laut SAP nicht auf das normale Abstimmkonto, sondern auf eigene Sonderhauptbuchkonten (alternative Abstimmkonten)	Postenliste ohne Sonderhauptbuchvorgänge ziehen oder deren Konten in den Vergleich aufnehmen
Bilanzposten statt Abstimmkonto verglichen	Weil auf Abstimmkonten nicht gebucht werden kann, laufen Umgliederungen über Korrekturkonten; in der Regel gilt das auch für die Bewertung offener Posten in Fremdwährung. Der Bilanzposten enthält diese Konten, die Postenliste nicht	Das Abstimmkonto allein gegen die Postenliste halten; Korrekturkonten gesondert erklären und ihre Rücknahme zum ersten Tag der Folgeperiode prüfen
Abstimmkonto im Stammsatz geändert	Alte Posten bleiben auf dem bisherigen Konto, neue laufen auf das neue	Postenliste mit der Spalte Abstimmkonto des Postens auswerten, nicht nur nach der heutigen Zuordnung des Partners
Unterschiedliche Währung	Liste in Belegwährung, Hauptbuch in Hauswährung	Beide Seiten in Hauswährung vergleichen
Übernahme aus einem Altsystem	Saldo des Abstimmkontos und offene Posten getrennt geladen oder gegen unterschiedliche Übernahmekonten	Übernahmebelege und Summe der Übernahme-Verrechnungskonten prüfen
Saldovortrag im neuen Jahr fehlt	Der Saldenbericht des Abstimmkontos zeigt den Eröffnungssaldo erst nach dem Saldovortrag, die Liste der offenen Posten hängt nicht davon ab	Prüfen, ob der Saldovortrag gelaufen ist; im neuen Jahr beide Seiten mit Postenlisten zum selben Stichtag vergleichen

Zur Übernahme offener Posten bei einer Migration finden Sie den Prüfplan im Beitrag Offene Posten nach SAP S/4HANA übernehmen. Für das Vertragskontokorrent mit eigener Hauptbuchüberleitung gilt ein eigener Klärweg, beschrieben im Beitrag FI-CA und Hauptbuch stimmen nicht überein.

Wie grenzen Sie die Differenz Schritt für Schritt ein?

1. Vergleich festlegen. Ein Buchungskreis, ein Ledger, Hauswährung, ein Stichtag. Bei Abfragen direkt auf Tabellen, etwa mit SE16N, immer das Ledger mit auswählen, sonst erscheinen Zeilen mehrfach.
2. Beide Seiten ziehen. Hauptbuch: Saldo des Abstimmkontos, zum Beispiel mit FAGLB03, die Salden der Sonderhauptbuchkonten gesondert. Nebenbuch: Summe der offenen Posten zum Stichtag mit FBL1N (Kreditoren) oder FBL5N (Debitoren), getrennt nach Normalposten und Sonderhauptbuchvorgängen.
3. Je Abstimmkonto summieren. Werten Sie die Postenliste nach dem Abstimmkonto des einzelnen Postens aus, nicht nach dem Stammsatz. Bleibt danach eine Differenz, ist sie einem Konto zugeordnet.
4. Monat finden. Vergleichen Sie die Verkehrszahlen je Periode. Der erste Monat mit Abweichung grenzt die Belege ein.
5. Belege prüfen. Die Einzelposten des Abstimmkontos in diesem Monat, mit FAGLL03 oder FBL3N, gegen die Postenliste der Partner halten. Auffällig sind Übernahmebelege und Buchungen kurz vor oder nach einer Änderung im Stammsatz.
6. Stammdaten prüfen. Wurde bei einem Partner das Abstimmkonto geändert? Im Sachkontenstamm (FS00) sehen Sie, für welche Kontoart ein Konto als Abstimmkonto eingerichtet ist; die Zuordnung zum Partner pflegen Sie im Geschäftspartner (BP).
7. Ergebnis dokumentieren. Je Abstimmkonto: Saldo Hauptbuch, Summe Nebenbuch, erklärte Unterschiede mit Betrag und Beleg, Restdifferenz null.

Wie sieht ein sauberer Abstimmnachweis aus?

Beispielrechnung für ein Kreditoren-Abstimmkonto, Habensalden positiv:

Zeile	Betrag
Summe offene Posten laut Liste: Partner, die heute dieses Abstimmkonto im Stammsatz haben, einschließlich Sonderhauptbuchvorgängen	1.207.500 €
Anzahlungen herausrechnen (Sonderhauptbuch, eigenes Konto, Sollsaldo)	+40.000 €
Posten auf diesem Abstimmkonto bei Partnern, deren Stammsatz inzwischen ein anderes Abstimmkonto nennt	+2.500 €
Abzüglich: Posten von Partnern mit diesem Abstimmkonto im Stammsatz, die noch auf einem früheren Abstimmkonto stehen	0 €
Summe Nebenbuch für dieses Abstimmkonto	1.250.000 €
Saldo Abstimmkonto laut Hauptbuch	1.250.000 €
Restdifferenz	0 €

Die Zahlen sind ein Beispiel und zeigen nur den Aufbau. Wichtig ist, dass jede Zeile mit Bericht, Selektion und Stichtag belegt ist. Dann kann der Prüfer den Nachweis selbst nachvollziehen. Der Nachweis stützt das Inventar: Nach § 240 Abs. 1 und 2 HGB verzeichnet der Kaufmann zum Schluss jedes Geschäftsjahrs auch seine Forderungen und Schulden.

Was können Sie diese Woche tun?

1. Abstimmung für ein Konto machen. Nehmen Sie das größte Kreditoren- oder Debitorenabstimmkonto und gehen Sie die sieben Schritte einmal durch.
2. Stammsatzänderungen prüfen. Wurde im laufenden Jahr bei Partnern das Abstimmkonto geändert? Dann gehören die alten Posten in den Abschluss eigens betrachtet.
3. Monatlich wiederholen. Wer die Abstimmung jeden Monat macht, sucht im Januar nicht nach Ursachen aus dem Frühjahr.

Wie die Abstimmung in den Gesamtablauf passt, zeigt die Checkliste zur Jahresabschluss-Vorbereitung.

Wann lohnt sich Hilfe von außen?

Aus unserer Sicht dann, wenn eine Differenz über mehrere Abschlüsse vorgetragen wurde, wenn sie aus einer Datenübernahme stammt oder wenn mehrere Buchungskreise und Währungen betroffen sind. Dann geht es weniger um einen Bericht als um die Rekonstruktion: Welche Buchung hat die Differenz erzeugt, und wie wird sie sauber bereinigt? Mehr zum Angebot unter Finance und Controlling.