Die ersten 100 Tage als neue Finanzleitung: was Sie in den Konten prüfen sollten

Prüfen Sie in den ersten 100 Tagen, ob die Zahlen, die Sie künftig verantworten, belegt sind: offene Feststellungen des Prüfers, Abstimmungen von Neben- und Hauptbuch, Verrechnungskonten und Altposten, Rückstellungen, manuelle Buchungen und offene Buchungsperioden. Die Reihenfolge ist: zuerst lesen, dann messen, erst danach ändern.

Warum lohnt der Blick in die Konten so früh?

Weil Sie den nächsten Jahresabschluss vorbereiten und vertreten, auch für die Monate vor Ihrem Start. Nach § 238 Abs. 1 HGB muss die Buchführung einem sachverständigen Dritten in angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und die Lage des Unternehmens vermitteln können, und die Geschäftsvorfälle müssen sich in Entstehung und Abwicklung verfolgen lassen. Genau diesen Blick hat der Abschlussprüfer: Er kann nach § 320 Abs. 2 HGB alle Aufklärungen und Nachweise verlangen, soweit es die Vorbereitung erfordert auch vor der Aufstellung.

Was Sie in den ersten Wochen finden, ist noch der Stand Ihrer Vorgänger. Was Sie im Januar finden, ist Ihr Abschluss. Aus unserer Sicht ist das der wichtigste Grund, früh zu messen und die Befunde schriftlich festzuhalten.

Was prüfen Sie in welcher Phase?

Phase	Ziel	Was Sie prüfen
Tag 1 bis 30: lesen	Verstehen, was es gibt und wer es macht	Letzter Prüfungsbericht und Management Letter, offene Feststellungen, Abschlusskalender, Liste der Abstimmungen mit Verantwortlichen, Bilanzierungsrichtlinie
Tag 31 bis 60: messen	Befunde mit Betrag und Alter	Abstimmungen zum letzten Monatsende nachrechnen, Altposten je Konto, Verrechnungskonten, Rückstellungsliste, manuelle Buchungen, offene Perioden
Tag 61 bis 100: ordnen	Entscheidungen und Zuständigkeiten	Befundliste nach Betrag, Klärung mit Terminen, Abstimmung der Bereinigung mit dem Prüfer, Abschlusskalender für das Jahresende

Welche Konten verraten am meisten?

Die folgenden Bereiche zeigen aus unserer Erfahrung am schnellsten, wie sauber eine Buchhaltung läuft. Die Transaktionen sind Beispiele; in Ihrem System können eigene Berichte üblich sein.

Bereich	Ihre Frage	In SAP	Warnzeichen
Verrechnungs- und Interimskonten	Ist der Saldo null oder erklärt?	Einzelposten mit FBL3N oder FAGLL03, nach Alter	Posten älter als drei Monate ohne Erklärung
WE/RE-Verrechnungskonto	Wie hoch ist der Saldo, wie alt sind die Posten?	Einzelposten je Bestellposition	Posten aus Vorjahren, steigender Saldo
Debitoren und Kreditoren	Gibt es Altposten und Gegensalden?	FBL5N und FBL1N, offene Posten zum Stichtag	Lieferanten mit Sollsaldo, Kunden mit Habensaldo, Posten älter als ein Jahr
Abstimmkonten	Stimmt die Summe der Personenkonten mit dem Hauptbuch?	Saldo mit FAGLB03 gegen Postenlisten	Vorgetragene Differenz ohne Erklärung
Rückstellungen	Ist jede Rückstellung begründet und bewertet?	Liste mit Grund, Berechnung, Verantwortlichem	Gleiche Beträge seit Jahren, keine Berechnung
Fremdwährung	Werden offene Posten zum Stichtag nach § 256a HGB bewertet?	Fremdwährungsbewertung FAGL_FCV	Offene Fremdwährungsposten zum Stichtag nicht bewertet oder Bewertungsmethode passt nicht zu § 256a HGB
Manuelle Buchungen	Wer bucht was auf Bilanzkonten, wann?	Einzelposten mit Erfasser und Erfassungsdatum	Große manuelle Buchungen nach Periodenende, ohne Beleg
Buchungsperioden	Welche Perioden sind offen, für wen?	Periodensteuerung OB52	Alte Perioden für alle offen

Zu drei Bereichen gibt es eigene Beiträge: WE/RE-Konto bereinigen, Lieferanten mit Guthaben, Kunden mit Schulden und Abstimmkonto und Nebenbuch.

Worauf achten Sie bei Rückstellungen und manuellen Buchungen?

Rückstellungen. Nach § 249 Abs. 1 HGB sind Rückstellungen für ungewisse Verbindlichkeiten und für drohende Verluste aus schwebenden Geschäften zu bilden. Fragen Sie je Posten: Was ist der Grund, wie wurde gerechnet, wer hat zuletzt geprüft? Ein Betrag, der seit Jahren unverändert vorgetragen wird, ist kein Beweis für einen Fehler, aber ein Grund für eine Rückfrage. Die Bewertung selbst stimmen Sie mit Ihrem Prüfer ab.

Manuelle Buchungen. Sie sind nicht verdächtig, aber sie tragen das meiste Ermessen. Lassen Sie sich die manuellen Buchungen auf Bilanzkonten der letzten Monate zeigen, sortiert nach Betrag, und achten Sie auf Buchungen nach Periodenende, auf runde Beträge ohne Beleg und auf Erfasser, die zugleich freigeben. Nach § 239 Abs. 3 HGB darf eine Eintragung nicht so verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist; Korrekturen laufen deshalb über Storno oder Korrekturbuchung, nicht über das Überschreiben.

Buchungsperioden. SAP öffnet und schließt Buchungsperioden über eigene Tabellen; zum Jahreswechsel werden die Perioden des alten Jahres gesperrt und Sonderperioden für Abschlussbuchungen geöffnet. Sind alte Perioden für alle Nutzer offen, kann jederzeit in einen abgeschlossenen Monat gebucht werden. Das zu ändern ist eine der wenigen Maßnahmen, die aus unserer Sicht sofort gehen.

Wie halten Sie die Befunde fest?

Eine Liste reicht, wenn sie für jeden Befund dieselben Angaben hat. Beispielrechnung für den Aufbau:

Befund	Betrag	Alter	Verantwortlich	Termin	Prüfer informiert
Interimskonto Geldtransit, Restsaldo	42.000 €	7 Monate	Hauptbuch	15.12.	ja
WE/RE, Posten aus dem Vorjahr	118.000 €	über 12 Monate	Kreditoren, Einkauf	10.12.	ja
Kreditoren mit Sollsaldo, 14 Partner	23.500 €	bis 9 Monate	Kreditoren	05.12.	nein

Die Zahlen sind ein Beispiel. Wichtig ist die Ordnung nach Betrag: Sie zeigt, welche Befunde den Abschluss wirklich berühren und welche nur Ordnung schaffen.

Was tun Sie in den ersten 100 Tagen besser nicht?

• Keine Massenausbuchung von Altposten, bevor Ursache und Wirkung auf den Abschluss geklärt und mit dem Prüfer besprochen sind.
• Keine Systemänderung auf Verdacht. Erst messen, dann entscheiden, ob es am System, am Prozess oder an der Zuständigkeit liegt.
• Keine Abstimmung ohne Verantwortlichen. Jede Abstimmung braucht einen Namen und einen Termin, sonst bleibt sie liegen.

Was können Sie diese Woche tun?

1. Prüfungsbericht lesen und offene Feststellungen mit Status auflisten.
2. Abstimmungsliste anfordern: Welche Abstimmungen gibt es, wer macht sie, wo liegt der letzte Nachweis?
3. Drei Konten selbst ansehen: das größte Verrechnungskonto, das WE/RE-Konto und die Kreditoren mit Sollsaldo.
4. Offene Perioden prüfen und alte Perioden schließen lassen. Prüfen Sie dabei auch die CO-Periodensperre (OKP1) und die Materialperioden.

Für den ersten Jahresabschluss in der neuen Rolle hilft die Checkliste zur Jahresabschluss-Vorbereitung.

Wann lohnt sich Hilfe von außen?

Aus unserer Sicht dann, wenn die Messung neben dem Tagesgeschäft nicht in der Zeit zu schaffen ist, wenn Sie einen unabhängigen Blick auf den Stand vor Ihrem Start brauchen oder wenn das Team mitten in einer Umstellung auf SAP S/4HANA steckt. Eine Bestandsaufnahme von außen liefert die Befundliste mit Betrag, Alter und Vorschlag; Entscheidungen und Prioritäten bleiben bei Ihnen. Mehr zum Angebot unter Finance und Controlling und zu den Einstiegsformaten.