Wareneingang ohne Rechnung: das WE/RE-Verrechnungskonto vor dem Abschluss bereinigen

Das WE/RE-Verrechnungskonto zeigt Bestellpositionen, bei denen Wareneingang und Rechnung nicht zusammenpassen. Vor dem Abschluss klären Sie jeden alten Posten: Kommt noch eine Rechnung oder Lieferung? Wenn nicht, pflegen Sie das Konto, gleichen die Posten aus und teilen den Restsaldo für die Bilanz nach Lieferungen ohne Rechnung und Rechnungen ohne Lieferung auf.

Wie entsteht ein Saldo auf dem WE/RE-Konto?

Beim bewerteten Wareneingang zu einer Bestellung bucht SAP gegen das WE/RE-Verrechnungskonto, bei der Rechnungsprüfung wieder dagegen. Stimmen Menge und Wert überein, ist die Bestellposition auf dem Konto ausgeglichen. Ist der Saldo je Bestellposition zum Stichtag nicht null, gibt es laut SAP zwei Fälle:

• Habensaldo: geliefert, nicht berechnet. Die Ware ist da, die Rechnung fehlt oder ist niedriger. Wirtschaftlich ist das eine Verbindlichkeit.
• Sollsaldo: berechnet, nicht geliefert. Die Rechnung ist gebucht, die Ware fehlt oder kam in geringerer Menge. Wirtschaftlich ist das ein Anspruch gegen den Lieferanten.

Daneben entstehen Salden aus Mengendifferenzen zwischen Wareneingang und Rechnung. Werden sie nicht durch eine weitere Lieferung, Rechnung, Gutschrift oder Rücklieferung ausgeglichen, bleiben sie stehen. SAP empfiehlt, das Konto monatlich zu pflegen. Wer das nicht tut, findet zum Jahresende Posten aus mehreren Jahren.

Welche Ursachen stecken hinter alten Posten?

Die Tabelle fasst die Ursachen zusammen, die wir in Altposten am häufigsten sehen. Die Zuordnung ist unsere Einschätzung aus der Praxis; die richtige Buchung hängt von Ihrem Einzelfall ab.

Ursache	Woran Sie es erkennen	Klärung	Danach
Rechnung fehlt	Habensaldo, Wareneingang Wochen alt, keine Rechnung zur Position	Einkauf oder Lieferant fragen; Rechnung liegt oft unbearbeitet im Eingang	Rechnung buchen; der Saldo der Position wird null, der maschinelle Ausgleich (F.13) gleicht die Posten aus
Rechnung auf falsche Bestellposition gebucht	Habensaldo auf einer, Sollsaldo in gleicher Höhe auf einer anderen Position desselben Lieferanten	Rechnungsbeleg mit der Kreditorenbuchhaltung prüfen	Rechnung stornieren und richtig erfassen
Teillieferung, Rest kommt nicht	Habensaldo aus Mengendifferenz, Bestellung fachlich erledigt	Einkauf bestätigt, dass nichts mehr kommt	WE/RE-Kontenpflege
Rücklieferung ohne Gutschrift	Sollsaldo nach Rücklieferung	Gutschrift beim Lieferanten anfordern	Gutschrift buchen oder Forderung klären
Rechnung ohne Wareneingang	Sollsaldo, kein Wareneingang zur Position	Lager prüfen: Ware da, aber nicht gebucht?	Wareneingang nachbuchen oder Rechnung klären
Gleiche Menge, abweichender Wert	Restsaldo trotz gleicher Mengen, etwa nach Kurs- oder Preisänderung	Wertdifferenz mit Einkauf und Controlling klären	Gesondert behandeln; die mengenbasierte Kontenpflege greift hier nicht

Wie bereinigen Sie das Konto in SAP?

1. Offene Posten ziehen. Die Einzelposten des WE/RE-Kontos zum Stichtag, zum Beispiel mit FBL3N, gruppiert nach Bestellung und Position, mit Alter und Betrag. Posten, die sich je Position auf null summieren, sind keine Klärfälle.
2. Nach Alter und Betrag priorisieren. Aus unserer Sicht zuerst Posten über einem Schwellenwert und älter als 90 Tage; sie tragen meist den größten Teil des Saldos.
3. Ursache je Position klären. Mit Einkauf, Lager und Kreditorenbuchhaltung, anhand der Tabelle oben. Halten Sie Ursache und Entscheidung je Position fest; die Liste ist später der Nachweis für den Prüfer.
4. Konto pflegen. Für Positionen, zu denen sicher nichts mehr kommt, nutzen Sie die WE/RE-Kontenpflege (MR11). SAP verlangt vorher die Klärung, dass keine weiteren Wareneingänge oder Rechnungen erwartet werden. Die Pflege erzeugt einen Pflegebeleg; welches Konto die Gegenbuchung trägt, hängt von der Preissteuerung des Materials und Ihrer Kontenfindung ab.
5. Ausgleichen. Danach gleicht der maschinelle Ausgleich (F.13) die Posten aus, die sich je Position auf null summieren. Pflegen und Ausgleichen sind zwei Schritte: Die Pflege allein gleicht nicht aus.
6. Restsaldo aufteilen. Zum Stichtag analysiert ein eigenes Programm das WE/RE-Konto und bucht den Saldo auf ein Konto für berechnet, nicht geliefert oder auf eines für geliefert, nicht berechnet, mit einem Korrekturkonto als Gegenkonto. SAP nimmt diese Buchung zum ersten Tag der Folgeperiode zurück.

Für die laufende Überwachung bietet SAP S/4HANA eigene Anwendungen, die offene Positionen mit Bearbeitungsstand anzeigen und für nicht zugeordnete Positionen einen nächsten Schritt vorschlagen. Ob sie in Ihrem System lizenziert und eingerichtet sind, klärt Ihre IT.

Wie wird der Restsaldo im Abschluss ausgewiesen?

Nach § 246 Abs. 2 HGB dürfen Posten der Aktivseite nicht mit Posten der Passivseite verrechnet werden. Der Nettosaldo des WE/RE-Kontos mischt aber genau das: Verbindlichkeiten aus Lieferungen ohne Rechnung und Ansprüche aus Rechnungen ohne Lieferung. Deshalb die Aufteilung im sechsten Schritt.

Teil des Saldos	Wirtschaftlich	Mögliche Posten nach § 266 HGB
Geliefert, nicht berechnet (Haben)	Verbindlichkeit gegenüber dem Lieferanten	Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen; bei ungewisser Höhe Rückstellung (§ 249 Abs. 1 HGB)
Berechnet, nicht geliefert (Soll)	Anspruch auf Lieferung gegen den Lieferanten	Ist die Rechnung bezahlt, in der Regel geleistete Anzahlungen; ist sie offen, prüfen Sie, ob die Verbindlichkeit schon anzusetzen ist

Verbindlichkeiten sind nach § 253 Abs. 1 HGB zum Erfüllungsbetrag anzusetzen. Welchen Bilanzposten Sie im Einzelfall wählen, entscheiden Sie; stimmen Sie die Zuordnung frühzeitig mit Ihrem Abschlussprüfer ab. Das ist eine Bilanzierungsfrage, keine Systemfrage.

Was können Sie diese Woche tun?

1. Saldo und Alter ansehen. Wie hoch ist der WE/RE-Saldo, wie viele Positionen sind offen, wie alt ist die älteste?
2. Schwellenwert festlegen. Welche Positionen klären Sie einzeln, welche fassen Sie zusammen? Stimmen Sie die Grenze mit dem Prüfer ab.
3. Klärliste an Einkauf und Lager geben. Mit Frist Anfang Dezember, damit Pflege und Ausgleich vor dem Stichtag laufen.
4. Monatliche Pflege einplanen. Damit der nächste Jahresabschluss nicht wieder mit Altposten beginnt.

Wo das Konto im Gesamtablauf steht, zeigt die Checkliste zur Jahresabschluss-Vorbereitung. Nach einer Umstellung auf SAP S/4HANA lohnt der Blick in den Beitrag zum ersten Monatsabschluss nach dem Go-live.

Wann lohnt sich Hilfe von außen?

Aus unserer Sicht dann, wenn das Konto Posten aus mehreren Jahren trägt, wenn die Klärung zwischen Einkauf, Lager und Buchhaltung hängen bleibt oder wenn nach einer Migration offene Positionen aus dem Altsystem nicht mehr zuzuordnen sind. Eine Klärung von außen bringt eine vollständige Liste mit Ursache und Vorschlag je Position; die Entscheidung über die Buchung bleibt bei Ihnen. Mehr zum Angebot unter Finance und Controlling.